Det å dekke mobiltelefon og/eller mobilabonnement for sine ansatte er relativt vanlig i mange yrker. I denne artikkelen får du en komplett innføring i hva dette innebærer og hvordan det fungerer.
Dessverre er det ikke helt rett frem, men fremgangsmåten er relativt enkel når man først kan det.
Det finnes en del regler rundt dette, som både bedriften og den ansatte må forholde seg til - avhengig av hvilken løsning man velger.
Tips: Finn det beste og billigste mobilabonnementet til din ansatt.
Er det lov å kjøpe mobil og abonnement for ansatte?
Ja, det er fullt lovlig å dekke både innkjøp av mobiltelefon og et mobilabonnement til sine ansatte. Det er imidlertid noen regler knyttet til dette, og alt må naturligvis loggføres i regnskapet.
Hvis mobiltelefonen blir brukt utenom arbeidstid av den ansatte - skal denne fordelen fordelsbeskattes av den ansatte. (Kilde, Skatteetaten.no)
Bedrifter kan ikke kreve at den ansatte skal bruke sin egne telefon til jobbrelaterte ting i stor grad, og derfor vil mange bedrifter dekke både mobiltelefon og mobilabonnement til sine ansatte i enkelte tilfeller.
Bør man dekke mobiltelefon og abonnement til ansatte?
Dette vil variere svært mye, da alle arbeidsplasser og stillinger er forskjellige, men som hovedregel bør man dekke mobiltelefon og abonnement når den ansatte må bruke mobiltelefonen jevnlig eller hvis det medfører økte kostnader.
I dag har de fleste ansatte fri bruk av tale, SMS og en større mengde fri data, så da kan gjerne den ansatte bruke sin private mobiltelefon til enkle og interne oppgaver.
Hvis mobilbruken medfører ekstra kostnader for den ansatte, kontakt fra mennesker som ikke tilhører organisasjonen eller ved mye bruk - vil det være naturlig at arbeidsgiver dekker abonnementet og kanskje mobiltelefonen.
Det er også mulig å dekke kun kjøp av mobiltelefon eller et abonnement. Mange vil kanskje foretrekke å kun ha en mobiltelefon med et tvilling SIM-kort (to forskjellige numre på en telefon).
Hva bør dekkes - og når?
Det vil som nevnt variere veldig fra bedrift til bedrift og kommer også an på bedriftens budsjett, i tillegg til hva de ansatte selv foretrekker, men det finnes noen retningslinjer.
Vi skal forsøke å gi noen forslag til hva som bør dekkes, og når dette bør dekkes, men dette er retningslinjer og forslag - mer enn en fasit.
| Modell | Hva dekkes? | Typisk for hvem? |
|---|---|---|
| Kun abonnement | Arbeidsgiver betaler SIM/abonnement | Konsulenter, selgere |
| Abonnement + firmatelefon | Full pakke (inkl. eierskap) | Ledere, mellomledere, sensitiv informasjon og ved svært høyt mobilbruk |
| Delvis dekning | F.eks. 50 % av mobilregningen | Frilansere, fleksible roller |
| Telefon på leasing (uten abonnement) | Kun utstyr, ikke SIM | IT- eller prosjektbaserte roller |
| Kun mobiltelefon | Kun kjøp av mobiltelefon | Gave eller yrker hvor mobiltelefonen er utsatt for skader |
Obs: Tabellen viser retningslinjer og forslag - ikke lover eller regler!
Til syvende og sist må man ta en beslutning som bedrift - det kan være lurt å forhøre seg med sin ansatt i tillegg for å finne ut av behovene og ønsker.
Skatteregler for mobil og abonnement
Ofte skal jobbtelefonen fordelsbeskattes av den ansatte, men ikke alltid. Det finnes to ulike scenarioer når det kommer til skatteregler for mobil og mobilabonnement til ansatte.
Den ene er jobbtelefon - hvor telefonen utelukkende brukes på jobb, og den andre er en form for naturytelse eller utgiftsgodtgjørelse- hvor den ansatte får fordeler gjennom å bruke mobiltelefonen og abonnementet til privatbruk også.
En ren jobbtelefon er ikke skattepliktig for den ansatte eller bedriften, men må naturligvis føres inn i regnskapet som en utgift. En telefon som blir brukt til privat bruk av den ansatte - skal skattes på av den ansatte, i henhold til regelverket.
Hvis en eller flere av disse kriterie oppfylles skal mobilbruken / mobiltelefonen fordelsbeskattes av den ansatte:
- Hvis mobiltelefonen brukes til privat bruk mer enn 14 dager i løpet av 30 dager eller mer enn totalt 30 dager i løpet av ett år.
- Hvis man tar med seg mobiltelefonen hjem.
Man kan i teorien bruke jobbtelefonen noe til privat bruk, men svært lite. En hovedregel er at hvis man tar med seg telefonen hjem - skal den fordelsbeskattes.
Skattepliktig fordel
Hvis man dekker mobiltelefonen og abonnementet til en ansatt som bruker telefonen privat - skal dette skattes som en skattemessig fordel av den ansatte, uavhengig av hvor liten den bruken er.
Det fører til en fast fordelsbeskatning på et inntektstillegg opptil 4392 kr per år (366 kr/mnd), uansett hvor mye telefonen faktisk koster. Hvis prisen overstiger dette, vil man ikke måtte skatte for mer enn dette.
Det føres inn som en naturytelse (arbeidsgiver betaler) eller en utgiftsgodgjørelse (ansatte betaler). Det er arbeidsgiver som er pliktig til å melde den skattepliktige fordelen inn til skatteetaten.
Hvis kostnaden ikke overstiger 1 000 kroner året - vil dette være skattefritt i henhold til det skattepliktige bunnbeløpet.
Ansatte kan måtte skatte av fordelen de får ved å bruke mobiltelefonen privat. (Kilde, Pexels.com)
Mobilpolicy - Hva bør den inneholde?
Det kan være lurt å ha en mobilpolicy når man kjøper mobiltelefon og betaler for abonnementet til sine ansatte. Slik blir det enklere både for arbeidsgiver og den ansatte å forholde seg til bruken.
Man unngår uklarheter og diskusjoner rundt bruken - og kan samtidig dokumentere avvik på en enklere og bedre måte for å maksimere produktiviteten, men også minimere uhell.
Forslag til en mobilpolicy:
- Hvem har rett på firmatelefon?
- Hva skjer ved tap / skade?
- Kan telefonen brukes privat? (fordelsbeskatning osv).
- Hva skjer ved permisjon, sykdom eller oppsigelse?
- Håndtering av personvern og sikkerhet.
- Instrukser knyttet til bruk (sikkerhet og sensitiv informasjon)
Slik unngår man misbruk, uenigheter eller misnøye innad i bedriften. Man slipper også å svare på hvorfor A fikk firmatelefon, men ikke B. Det er også mulig å oppdatere policyen løpende ut i fra behov.
Les mer: Policy betyr retningslinjer på Norsk. Vil du vite mer om retningslinjer generelt? (Kilde, Snl.no)
Kan arbeidsgiver kjøpe mobiltelefon til ansatte?
Ja, arbeidsgiver kan både kjøpe mobiltelefon og betale for et mobilabonnement for sine ansatte. Hvis mobiltelefonen kun brukes til jobb vil ikke den ansatte måtte skatte for bruken, men hvis telefonen brukes privat - er det skattepliktig.
Arbeidsgiver kan kjøpe hvilken som helst mobiltelefon til sine ansatte - det er ingen øvre grense på antall telefoner eller hvor dyr mobiltelefonen er.
Man kan altså kjøpe iPhone, Samsung eller hvilket som helst merke eller modell til sine ansatte. Det er også mulig å kjøpe brukte mobiltelefoner.
Fordeler ved å dekke mobil og abonnement for ansatte
Det er faktisk en del fordeler med å dekke mobiltelefon og mobilabonnement for sine ansatte, men det betyr ikke at det alltid er nødvendig. Noen av disse tingene er ganske innlysende, men andre er gjerne litt overraskende.
Både den ansatte og arbeidsgiver vil kunne finne fordeler ved denne løsningen.
Fordeler for arbeidsgiver:
- Bedre tilgjengelighet og effektivitet.
- Enklere å samkjøre programmer og løsninger.
- Profesjonell kommunikasjon (Sentralbord, fellesnummer)
- Bedre IT-sikkerhet - sensitiv informasjon. (MDM)
- Skattegunstig og forutsigbar kostnad.
For ansatte:
- Spar penger - lavere mobilregning.
- Enklere å skille mellom jobb og privatliv.
- Bedre teknisk support.
Hva koster det å dekke mobil og abonnement?
Det å dekke mobiltelefon og abonnement eller en av delene vil naturligvis føre til økte kostnader for bedriften. Det er heldigvis veldig enkelt å budsjettere for -da kostnadene vil være like fra måned til måned.
Mobiloperatørene gjør det også veldig enkelt for deg å legge til flere abonnement - uten mye hodebry.
Men hva koster dette egentlig? Prisene vil variere ut i fra hvilket abonnement og mobiltelefon du velger, men mange operatører gir deg avslag i pris ved høyere volum.
Eksempel på kostnader for mobil og abonnement per måned og år:
| Antall ansatte | Månedlig kostnad per ansatt (abonnement + mobil) | Total kostnad pr. år |
|---|---|---|
| 1 ansatt | 499 kr | ca. 6 000 kr |
| 5 ansatte | 499 kr x 5 = 2 495 kr | ca. 30 000 kr |
| 25 ansatte | 499 kr x 25 =12 475 kr | ca. 150 000 kr |
Obs: Prisene vil naturligvis variere avhengig av hvilken mobil du kjøper og hvilket abonnement du velger.
Man kan kjøpe mobiltelefonen på avbetaling via mobiloperatøren eller betale for denne med en gang. Mange velger imidlertid avbetaling for å fordele kostnaden over tid.
Konklusjon - er det verdt det?
Mange bedrifter og ansatte vil være tjent med å få dekket mobiltelefon og tilhørende abonnement, men ikke alltid. Dette er ofte en vurdering som bedriften selv må ta - hvor man gjerne kan inkludere den ansatte.
Det er en smart investering i mange tilfeller, men bør gjøres strukturert - spesielt hvis man ønsker å gå til innkjøp av mange mobiltelefoner eller mobilabonnement.
Det kan være mye penger å spare med riktig bedriftsabonnement og mobiltelefon. Velg derfor mobilabonnement og mobiltelefon med omhu. Man behøver jo ikke alltid det nyeste.
Det er også viktig at arbeidsgiver rapporterer inn mobiltelefoner og abonnement som blir brukt privat til de rette instansene og at den ansatte skatter på fordelene.